Management, Télétravail & Déconfinement ?
Dans ce contexte, les managers doivent faire preuve d’agilité, de compréhension, de souplesse. Il est primordial d’accompagner les équipes confinées et au moment du déconfinement. Il faut accepter que l’on ne peut pas demander la même productivité, la même implication qu’en temps normal – ajuster les missions.
- Favoriser le management participatif et dialogue social (à organiser en fonction de la taille de l’entreprise, soit CSE, représentants de métiers, ou de situations télétravail, chômage partiel, travail sur site un groupe de gestion de crise avec relais des informations aux managers de proximité/salarié. ), réduire le circuit de décision, (le plus court possible, pour être réactif et au plus près du terrain)
- Conserver le lien – Communiquer + : donner du sens, préserver la cohésion d’équipe (visioconférences organisées en fonction des besoins, newsletter…)
- Ne les sur-sollicitez pas, des temps d’échanges adaptés dans la semaine, et pas trop dans la même journée.
- N’exigez pas une réponse dans l’immédiateté à un mail, sauf urgence, dans ce cas-là, appelez les.
- Repérer les salariés en détresse (prioriser l’humain) et garder en tête l’impact du confinement de longue durée
- Promouvoir l’empathie /authenticité
- Clarifier le travail à distance : aménagement des plages horaires par ex., Connaitre la charge de travail / contraintes de postes, Qui fait quoi, Priorités, Attentes qualité du travail, délais, et Réguler, faire remontée pour prise de décisions
- Renforcer les besoins moyens techniques humains pour tous postes si nécessaires (dont l’encadrement)
- Rappel des règles (accords, chartes)
- Rappel concernant le droit à la déconnexion
-> Ces points sont à mettre en place pour tous, y compris pour les responsables d’équipe, et pour les dirigeants. C’est peut-être l’occasion de travailler différemment, de renforcer le rôle de soutien et de régulation de l’encadrement de proximité, sans négliger la Qualité de Vie au Travail (QVT).
La démarche de prévention des facteurs de risques à mettre en place avec ces différentes étapes :
Pour vous aider dans la gestion du management à distance, de manière plus concrète, nous avons choisi 12 situations-expérimentées que vous pourriez rencontrer ou que vous avez peut-être déjà vécues.
Difficile de se voir obligé de mettre en place une organisation pour laquelle nous ne sommes pas favorables. Il peut y avoir un impact sur une sensation de perte de pouvoir, de perte de crédibilité auprès de vos salariés, c’est normal de ressentir cela.
- Avez-vous le choix dans la mise en application?
Si je veux préserver la pérennité de l’entreprise, je choisis d’accepter la mise en place et je choisis mon organisation de travail, je reprends alors le contrôle de la situation.
- Qu’est-ce qui vous gêne dans cette façon de travailler ? Regardez les aspects négatifs et positifs du télétravail auprès de différentes sources,
- Comment le mettre en place tout en respectant vos besoins ? Repérer vos besoins (ex : besoin d’être rassuré)
- Demandez conseils sur la mise en place à d’autres chefs d’entreprise, votre service de santé au travail (outils sur le télétravail sur le site internet adesti.fr et plateformes d’écoute) et adaptez les conseils à votre culture d’entreprise, mode de management et de l’activité,
- Echangez avec vos collaborateurs sur les contraintes imposées par l’Etat pour protéger la population. Et répertoriez leurs besoins.
- Définissez ensuite avec eux l’organisation possible.
- Précisez que cela n’est pas définitif, il vous appartiendra ensuite de décider si vous poursuivez ou non ce type d’organisation, d’une manière moins intensive. Un bilan auprès de vos collaborateurs peut être intéressant pour envisager la poursuite ou non.
Cette gestion vous permettra un climat favorable pour la sortie également de la crise.
C’est une possibilité. Le désengagement peut s’observer à causes de plusieurs facteurs, dont l’isolement fait partie. Il y a d’autres causes, la surcharge de travail, la perte de sens, le manque de reconnaissance et d’autonomie, la mauvaise qualité des relations.
A contrario, le fait d’être chez soi peut être source de contraintes dans la gestion de la famille, nuisances sonores, ennui..
- Comment les remotiver ? les manager après ça ?
Ils auront peut-être changé et vous aussi. Vous verrez cela au moment du déconfinement. Leur vécu d’aujourd’hui peut changer demain.
- Echangez d’abord sur le « maintenant », comment ils vivent le confinement, le télétravail, pour ensuite pouvoir préparer le « après ». la Reconnaissance du responsable et des collègues entre eux (verbale en remerciant, valorisant ) , et le Soutien est un des facteurs de motivation, d’implication.
- Prévoyez un temps d’échange quelques semaines avant la date du déconfinement pour préparer l’organisation, fonctionnement à venir avec les exigences qui seront appliquées (ex : respect distanciation sociale/gestes barrières…) Demandez l’appui de votre Médecin du travail pour davantage de conseils sur ces aspects.
- Entendre les difficultés des salariés qui ont besoin de l’exprimer, sans juger, demandez des faits précis « quand je clique sur tel document…quand je réalise telle action…).
- Répertoriez les difficultés pour les reporter à la Direction (ne promettez rien à l’équipe sans savoir si cela est possible).
- Donner du sens, expliquer pourquoi les outils ne fonctionnent pas de manière efficiente
- Rassurer sur les exigences sur le travail à accomplir, pour limiter une crainte de reproches, ou de mal faire son travail, de ne pas être exemplaire (vécu du salarié possible)
- Définir avec le salarié les exigences sur ce qui doit être fait en prenant en compte ses contraintes
- Partager en équipe les contraintes vécues et solutions possibles, ou acter l’impossibilité de le faire et rappeler positionnement de la direction face à cette situation.
Prenez de ses nouvelles régulièrement, en vous mettant d’accord sur une fréquence qui convienne à vous deux. Des règles sont à poser en collectif, prendre le temps de clarifier et pas qu’au niveau de la technique mais aussi sur comment échanger avec cet outil.
Assurez-vous que tous peuvent avoir un bon accès et que si besoin ils puissent avoir un soutien technique.
Règles de la réunion :
- Préparer en amont la réunion. L’utilisation d’un média demande plus de préparation en amont pour que la réunion soit efficace, surtout en réunion de plus de 3 personnes. Transmettre les documents nécessaires avant la réunion, permettant leur lecture et travail demandé
- Ce type de média peut être source de fatigue, irritabilité plus rapidement que lorsque vous êtes en face à face direct (et vous ne vous en apercevez pas toujours sur le moment)
Limitez les temps d’échange (1h30 max) pour que la concentration soit maximisée et limiter la fatigue
- Eteindre son micro et l’allumer que lorsque l’on souhaite parler, Faites un signe à l’écran pour prendre la parole et éviter que tout le monde parle en même temps. Décider d’un régulateur qui donne la parole éventuellement.
- Chacun s’exprime, en étant vigilant à son temps de parole, pour permettre aux autres de s’exprimer
- Réaliser un relevé de décision, mis en accès partagé, et/ou envoyé par mail, pour que chacun puisse s’y référer si besoin
- Informer Direction/CSE/Groupe de gestion de crise des éléments bloquants/facilitants dans le fonctionnement de l’activité
- Informez-le sur les projets de l’entreprise au fur et à mesure, en lui indiquant des durées possibles du confinement par exemple.
- Demandez-lui quels seraient ses besoins pour mieux vivre le télétravail?
Ex : besoin de venir sur site de temps en temps pour varier la journée, et comment le réaliser en respectant les consignes de protection.
- Transmettez-lui le « guide du confiné » et s’il a besoin un rendez-vous peut être pris avec le médecin du travail. Des lignes d’écoute existent également, cela peut apporter des conseils avis, être rassuré.
Avec le télétravail, la distance fait que cela peut être plus difficile de repérer si un collaborateur va bien ou non. Les relations entre chef d’équipe et l’équipe peuvent être sources de tensions relationnelles, de clans.
Cela peut être perçu par certains comme une occasion de mettre de la distance dans la relation, en limitant les échanges. Assurez-vous que le salarié soit dans de bonnes conditions pour travailler, et qu’il ne s’isole pas des autres collègues par exemple. Le télétravail pouvant renforcer un sentiment d’isolement social.
Cette situation de crise peut être l’opportunité pour une équipe de recréer une autre dynamique, clarifier des malentendus, tensions ?
Cette volonté d’améliorer l’ambiance peut être partagée, transmise par le chef d’équipe, si elle est sincère. Elle doit être accompagnée par des précisions concrètes sur l’attendu auprès des salariés :
« Je souhaiterais que nous soyons dans des relations de coopération, et pour cela je vous propose des temps d’échanges réguliers sur des difficultés rencontrées, contraintes, solutions mises en place par chacun par le biais de (un outil de plateforme pour visioconférence par exemple, ou par téléphone individuellement et mail de synthèse à tous, outil de partage à créer en fonction des besoins), je vous transmettrai des informations sur l’évolution de la situation pour les rassurer et informer que vous êtes un relais et un soutien».
- Précisez que vous êtes à disposition si besoin (si besoin précisez leur des moments plus adaptés pour vous pour pouvoir les écouter attentivement et ainsi être cohérent avec votre discours).
- Indiquer également les relais possibles service de santé au travail, lignes d’écoutes.
S’il y a des tensions existantes entre les salariés, le fait de reposer les attentes dans les relations dans une gestion de crise, peut favoriser un changement de dynamique au sein de l’équipe.
- Interroger le travail initial permet de comprendre les contraintes dans ce contexte. Comprendre ce que font les collaborateurs et les liens fonctionnels qui existent les uns avec les autres permet de trouver sa place et donc d’obtenir une forme de reconnaissance.
- Informez les salariés sur les points de vigilance à avoir, vous pouvez leur transmettre le « Guide du confiné ».
- Fixez-vous un temps d’échange individuel régulier et en collectif, en évoquant leur ressenti du jour. Cela peut être réalisé de manière ludique :
- Tour de table après que chacun ait pris le temps de poser quelques mots sur ces phrases «pour aujourd’hui, je me sens…, je ressens… je suis… » ce qui peut amener ensuite à préciser le vécu de la semaine je me sentais plutôt… »
- Définir son émotion par un mot…
Cela permet de parler de soi dans le cadre d’un jeu, et ensuite aborder l’activité.
- Faites un échange sur ce que chacun a mis en place pour mieux vivre le confinement
- Créer des temps de convivialité informels, en visio en groupe
Les conditions de la mise en place du télétravail, ou de l’activité sur site au contact du public peuvent faire peur ou avoir fait peur aux salariés (employé, cadre, responsabilité d’une équipe, dirigeants..) en fonction des contraintes de la vie professionnelle et personnelle. Le télétravail apporte une plus grande confusion entre la vie personnelle et professionnelle, puisque le travail se fait à la maison.
Il est important de l’entendre avant de construire, et réguler en recherchant des solutions pour l’équipe et individuellement, au cas par cas.
- Re-précisez vos attentes précisément, en fonction de ces contraintes (horaires, travail réalisé…).
- Demandez à ce qu’il existe un climat de bienveillance (non jugement, non interprétation sur les uns et les autres).
- Informer les collaborateurs sur des points RH concernant les différentes possibilités : critères d’éligibilité des arrêts pour garde d’enfant
Outil d’aide de régulation charge de travail, articuler ces trois points :
Pour ceux sur site :
- Prévoir un temps d’échange sur site à la prise de l’activité (en respectant les règles barrières), instaurer un temps de convivialité
- Encouragements, valorisation de la présence des salariés, et au nom de la Direction/employeurs.
- Eviter de dénigrer, juger les autres en télétravail ou absents, ou en chômage partiel. Si des comparaisons sont faites, cela peut favoriser des clans.
- Désamorcer si des salariés jugent les autres. « Chacun ses contraintes et sa manière de le vivre ».
- Ecouter, prendre en compte les émotions, besoins.
- Envisager des moyens de reconnaissance en fonction des possibilités. Ne rien promettre sans être certain de la faisabilité, éviter de donner de faux espoirs.
Pour ceux en télétravail :
- Vigilance au surinvestissement pouvant être lié à un besoin de « prouver que je fais quelque chose », ou pour ne pas être jugé négativement par les autres, ou pour être utile.
Signes : j’envoie beaucoup de mails/appels, présentéisme sur les canaux de communication.
- Echanger avec lui sur les modalités de communication, comment il l’envisagerait, ses craintes, besoins.
- Rapporter les faits sans dramatiser. «Telle personne a contracté le COVID19 ».« Je suis en relation avec elle ». (si c’est la cas)
- Indiquez les suites prévues pour elle (arrêt de travail, télétravail, repris, hospitalisée)
- Si le salarié le souhaite proposer à des collègues de prendre contact avec elle pour apporter un soutien, car cela peut générer un choc de l’avoir contracté.
- Informer si vous gardez contact avec elle, et actions envisagées.
Cela rassure les salariés quand ils savent qu’il y a une prise en charge prévue par la direction, un soutien, une considération.
- Prendre attache auprès du médecin du travail si besoin pour envisager une reprise au poste, au moment opportun.
Information à donner comme dans le cas au-dessus.
Repréciser comme à chaque fois les vigilances aux gestes barrières.
Toutefois, demandez-leur d’être vigilants à leurs réactions s’ils ont peur. Evitez la mise à l’écart, ou jugements, cela ne serait pas constructif et pourrait être reproché par la direction.
Avec le télétravail, la distance fait que cela peut être plus difficile de repérer si un collaborateur va bien ou non.
- Informez les salariés sur les points de vigilance à avoir, vous pouvez leur transmettre le « Guide du confiné », il est intéressant et ludique.
- Fixez-vous un temps d’échange individuel régulier et en collectif, en évoquant leur ressenti du jour. Cela peut être réalisé de manière ludique :
- Tour de table après que chacun ait pris le temps de poser quelques mots sur ces phrases «pour aujourd’hui, je me sens…, je ressens… je suis… » ce qui peut amener ensuite à préciser le vécu de la semaine je me sentais plutôt… »
- Définir son émotion par un mot…
Cela permet de parler de soi dans le cadre d’un jeu, et ensuite aborder l’activité.
- Faites un échange sur ce que chacun a mis en place pour mieux vivre le confinement
- Créer des temps de convivialité informels, en visio en groupe
- Prenez de ses nouvelles régulièrement, en vous mettant d’accord sur une fréquence qui convienne à vous deux.
- S’assurer qu’il ait un réseau amical, des liens réguliers avec des proches.
- Informez-le sur les projets de l’entreprise au fur et à mesure, en lui indiquant des durées possibles du confinement par exemple.
- Demandez-lui quels seraient ses besoins pour mieux vivre le télétravail?
Ex : besoin de venir sur site de temps en temps pour varier la journée, et comment le réaliser en respectant les consignes de protection.
- Transmettez-lui le « guide du confiné » et s’il a besoin un rendez-vous peut être pris avec le médecin du travail. Des lignes d’écoute existent également, cela peut apporter des conseils avis, être rassuré.
Un déconfinement sans connaitre l’organisation à venir peut générer des craintes légitimes chez les salariés (et managers/direction/rh). Tout le monde est concerné. C’est important d’acter ces peurs légitimes. Prendre le temps d’informer, de répéter, d’être pédagogue.
Il est nécessaire dans ce cadre de réunir un groupe de gestion de crise (s’il n’y en a pas eu de mis en place encore) et partager avec les managers de proximité. Ils doivent être associés pour pouvoir apporter des réponses à leurs collaborateurs.
Définir une organisation prenant en compte les règles d’hygiène / prévention, la plus concrète possible, et éviter les risques d’interprétations, doutes qui peuvent favoriser de l’anxiété, tensions relationnelles.
Le manager de proximité doit pouvoir transmettre les conditions d’organisation le plus clairement possible et faire remonter les questionnements, s’il y en a, au groupe de gestion de crise.
- Echange individuel avec collaborateur pour repérer leurs besoins dans le cadre du déconfinement (être informé sur fonctionnement, gestion du travail et vie personnelle…) et information sur ce qui peut le rassurer
- Echange/partage en équipe suite aux échanges individuels sur besoins communs, solutions possibles au sein de l’équipe.